Vores whistleblowerordning

I Vesthimmerlands Kommune ønsker vi en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder vedrørende medarbejdere, ledelse, bestyrelse og andre forhold.

Formålet med whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen i Vesthimmerlands Kommune skal sikre, at ansatte og andre med en arbejdsrelateret tilknytning trygt og sikkert kan indberette alvorlige forhold, som de får viden om i deres arbejde.

Formålet er, at:

  • styrke åbenhed, integritet og ansvarlighed i kommunen,
  • give mulighed for at opdage og håndtere ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder,
  • beskytte whistleblowere mod repressalier og negative konsekvenser,
  • sikre en fortrolig og tryg ramme for indberetninger.

Ordningen er et supplement til de normale kanaler såsom nærmeste leder, HR, tillidsrepræsentant eller faglig organisation og begrænser ikke din almindelige ytringsfrihed som offentligt ansat.

Brug af whistleblowerordningen

Du kan bruge whistleblowerordningen, hvis du har eller har haft en arbejdsrelateret tilknytning til Vesthimmerlands Kommune.

Ordningen omfatter:

  • ansatte (fastansatte, deltidsansatte, projektansatte),
  • vikarer og midlertidigt ansatte,
  • praktikanter og studerende (lønnede og ulønnede),
  • tidligere ansatte,
  • personer, der endnu ikke er ansat, men har deltaget i ansættelsesforløb,
  • frivillige og personer hos leverandører, underleverandører og samarbejdspartnere.

Kommunen kan efter en konkret vurdering også vælge at give andre grupper adgang til ordningen.

Du kan indberette oplysninger om alvorlige lovovertrædelser, overtrædelser af EU-retten eller øvrige alvorlige forhold, som er i offentlighedens interesse at få frem i lyset.
Det kan være forhold, som allerede er sket, er ved at ske, eller som nogen forsøger at skjule.

Eksempler på forhold, der kan indberettes:

1. Alvorlige lovovertrædelser

  • Bestikkelse, underslæb, bedrageri, mandatsvig, dokumentfalsk.
  • Grove overtrædelser af tavshedspligt.
  • Overtrædelser af skattelovgivning, bogføringsregler mv.
  • Overtrædelser af magtanvendelsesregler.
  • Grove eller gentagne brud på forvaltningsloven, offentlighedsloven eller forvaltningsretlige principper.

2. Overtrædelser af EU-retten (jf. whistleblowerdirektivets område)

F.eks. inden for:

  • offentlige udbud,
  • miljøbeskyttelse,
  • produktsikkerhed,
  • fødevare- og fodersikkerhed,
  • transport,
  • datasikkerhed og beskyttelse af personoplysninger,
  • finansielle forhold.

3. Øvrige alvorlige forhold

  • Seksuel chikane og grov chikane.
  • Omsorgsvigt
  • Grove brud på interne retningslinjer om f.eks. gaver, regnskab, rejser.
  • Alvorlige it-sikkerhedshændelser.
  • Bevidst vildledning af borgere eller samarbejdspartnere.

Hvis du er i tvivl, om et forhold falder ind under ordningen, så indberet gerne alligevel. Whistleblowerenheden vurderer alle indberetninger, der kommer ind gennem whistleblowerordningen.

Whistleblowerordningen omfatter ikke almindelige arbejdsrelaterede forhold og personalesager, f.eks.:

  • samarbejdsvanskeligheder,
  • utilfredshed med arbejdsforhold, løn eller arbejdsbyrde,
  • mindre brud på interne regler om sygefravær, rygning, brug af kontorartikler mv.

Disse forhold håndteres via nærmeste leder, HR, TR eller arbejdsmiljøorganisationen.

Hvis et forhold alligevel viser sig at være alvorligt (f.eks. grov chikane), vil det dog blive behandlet under ordningen.

Hvis sagen falder uden for ordningen, får du besked. Kommunen er ikke forpligtet til at sende sagen videre, men vi vejleder dig om, hvor du i stedet kan henvende dig.

Sådan indberetter du

Du kan indberette via kommunens Whistle­blower­portal.

Du kan vælge at være helt anonym eller oplyse navn og kontakt­oplysninger. Bemærk dog at anonymitet kan begrænse muligheden for opfølgende spørgsmål og dokumentation.

Når du har sendt indberetningen, modtager du en kvittering på skærmen sammen med en 16-cifret nøglekode.

Nøglekode

Det er vigtigt, at du gemmer den unikke nøglekode, da koden af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan gendannes.

Med denne nøglekode kan du tilgå din indberetning på Whistleblowerportalen og kommunikere (anonymt) med de personer, der indgår i whistleblowerenheden. Koden giver dig, som indberetter, mulighed for at tilgå den opfølgning, som din henvendelse giver anledning til, ligesom den giver whistleblowerenheden mulighed for at stille opfølgende spørgsmål, hvilket ofte vil være nødvendigt for at behandle din anmodning bedst muligt.

Gå til kommunens Whistleblowerportal

Godt at vide

I Vesthimmerlands Kommune består whistleblowerenheden af:

  • Økonomichefen
  • Stabschef for Politik, Strategi og IT
  • En jurist fra Byrådssekretariatet
  • En personalekonsulent

Enheden er i denne funktion uafhængig af kommunens forvaltninger.

Hvis indberetningen vedrører kommunaldirektøren eller borgmesteren håndteres sagen af en ekstern whistleblowerenhed.

Behandling af indberetninger følger whistleblowerlovens krav.

1. Kvittering inden 7 dage

Whistleblowerenheden bekræfter modtagelsen af din indberetning.

2. Vurdering af om sagen er omfattet

Whistleblowerenheden vurderer, om forholdet falder inden for ordningen. Hvis ikke, får du besked og vejledning om andre muligheder.

3. Undersøgelse

Hvis sagen er omfattet, undersøges den grundigt. Dette kan indebære:

  • interviews,
  • gennemgang af dokumenter,
  • forespørgsler internt eller eksternt,
  • juridisk vurdering,
  • eventuel ekstern undersøgelse.

4. Svar på din indberetning

Du får besked via Whistleblowerportalen om, at sagen er undersøgt, og hvilken type opfølgning der er iværksat, i det omfang lovgivningen tillader det.

Du vil senest modtage en orientering inden 3 måneder.

Afhængigt af undersøgelsen kan kommunen:

  • iværksætte ansættelsesretlige tiltag,
  • ændre arbejdsgange eller processer,
  • foretage politianmeldelse,
  • orientere relevante tilsynsmyndigheder,
  • afslutte sagen, hvis der ikke findes grundlag for videre handling.

Som whistleblower er du beskyttet mod enhver form for repressalier, herunder:

  • afskedigelse, degradering, manglende forfremmelse,
  • løn- eller arbejdsændringer,
  • chikane, mobning, intimidering,
  • negative referencer eller tab af arbejdsopgaver.

Hvis du oplever negative konsekvenser efter en indberetning, er det kommunen, der skal bevise, at dette ikke skyldes din indberetning.

Beskyttelsen gælder også:

  • personer der bistår whistlebloweren (f.eks. TR og AMR),
  • personer i whistleblowerens netværk, som risikerer påvirkning.

Bevidst falske eller ubegrundede indberetninger kan få ansættelses­retlige konsekvenser.

Det er alene de personer, der indgår i whistleblowerenheden, der har adgang til oplysninger indgivet i Whistleblowerportalen.

Identiteten på whistlebloweren og andre involverede beskyttes strengt, medmindre lovgivning kræver andet.

Behandling af personoplysninger sker efter whistleblowerloven og databeskyttelseslovgivningen. Den berørte person underrettes som udgangspunkt ikke om indberetningen, hvis det kan afsløre whistleblowerens identitet.

Indberetninger og tilhørende oplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt efter lovgivningen.

Kommunen udarbejder årligt rapporter med oplysninger om antal indberetninger, overordnede temaer og status for behandlingen.

Disse rapporter offentliggøres for at styrke gennemsigtigheden og give indsigt i ordningens anvendelse.

Du kan altid vælge at indberette til en eksterne myndighed, uden først at gå gennem kommunen.

Relevante eksterne ordninger omfatter bl.a.:

  • Datatilsynet
  • Finanstilsynet (finansielle forhold)
  • Erhvervsstyrelsen (revisorerklæringer mv.)
  • Arbejdstilsynet (offshore-sikkerhed)
  • EU’s antifraudekontor (OLAF)
  • Andre sektorspecifikke ordninger